Desconectar. Una fase más de tu sistema GTD.

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Listas, acciones, tareas, obligaciones, responsabilidades, tareas para conseguir objetivos a corto plazo, medio, donde siempre obtengamos un beneficio para nosotros, que nos permitan alcanzar una meta y estar satisfechos con los resultados… ¿Cuántos de nosotros mismos tenemos listas sobre cosas para no hacer ‘nada’? ¿Somos todos conscientes de que el único elemento común de todo sistema GTD somos nosotros mismos? Si nosotros mismos no nos cuidamos no llevaremos a cabo un sistema correctamente. He conocido a personas, con tal capacidad productiva que han llegado a olvidarse de una parte del sistema, ellos mismos.

Hoy he leído este twitter de David Torné:

Me recomiendan: El arte de no hacer nada t.co/oQXLWBSB de @chreme y @maspeople #desconectar #productividad | Importante para recargar

No es sólo importante recargar, es vital, es necesario, es obligatorio. Hacer ‘nada’ es fundamental cada cierto periodo de tiempo.

Resulta, que en algún momento de mi vida, me definí tantas metas que dejé un poco de lado mi persona, simplemente, dejé un poco de lado tiempo para mí, para sentirme bien en otros aspectos que no fueran conseguir mis metas. Dejé de disfrutar momentos tan sencillos como, leer, escuchar mi música favorita, dar un paseo por el campo, o por la ciudad, salir a tomar café con amigas sin pensar en la hora de vuelta, darme un baño de espuma a la luz de las velas, todos estos momentos, eran momentos para descansar mi mente, liberarla de acciones, decisiones, opiniones, simplemente, estar desconectada.

El caso es que me plantee lo siguiente, ¿y si añado a mi sistema GTD una fase más? ¿y si tras la revisión semanal decido qué me toca hacer esa semana para desconectar? Lo que hice hace tiempo fue una lista de cosas que me permiten desconectar, cosas muy personales que sé que realmente me relajan y dejan nueva, que me recargan las baterías al 100%. Al igual que en nuestro sistema de productividad personal, me añadí en mi calendario personal, citas para llevar a cabo alguna de estas tareas y no olvidarme nunca de que, de vez en cuando, es necesario hacer ‘nada’ para que nuestra cabeza se libere realmente.

 

 

 

 

 

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Tu propia agenda productiva

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Productividad personal, personal, personal, no olvidemos esta última palabra. Cada uno tenemos un conjunto de acciones que debemos realizar, tareas en diferentes contextos, con diferentes ámbitos de responsabilidad, diferentes flujos de entrada de la información. GTD nos permite conocer las técnicas de organización que mejoran nuestra productividad, que facilitan que seamos capaces de llevar a cabo lo que queremos hacer, sin estrés y logrando resultados, pero siempre en función de nuestras necesidades.

En mi día a día, aunque uso algunas herramientas tecnológicas para la gestión de tareas, mi plan de trabajo personal y laboral está plasmado en un papel, un sencillo cuaderno de hojas blancas en los que hago mi planificación diaria y revisión semanal. Hace relativamente poco tiempo, en un evento de metodologías ágiles, un compañero me regaló un interesante cuaderno para la gestión personal, y desde entonces no he podido vivir sin él.

The Emergent Task Planner es una plantilla perfecta para organizar tus prioridades diarias y recopilar tareas que posteriormente, deberás analizar y planificar.

Lo que he conseguido con esta plantilla es hacer mi propia agenda, de una forma muy sencilla.

  1. He impreso las plantillas para tener una agenda de 1 cuatrimestre.
  2. He dejado hojas en blanco en diferentes puntos de la agenda:
    • Objetivos del mes.
    • Objetivos de semana.
    • 5 páginas de la plantilla de plan diario de tareas.
    • Revisión semanal
    • Revisión mensual

Con esta organización, consiguo varios de mis objetivos personales a la hora de organizarme:

  • No perder el foco, tener claro mis objetivos a corto/medio/largo plazo.
  • Desgranar las tareas en tiempo, tareas que me llevan al objetivo deseado.
  • Tener claras mis prioridades en el día y dejar tiempo para otras tareas obligatorias del día a día, esas que forman parte de nuestro trabajo como reuniones, seminarios, gestionar email…
  • Tener espacio para recopilar tareas imprevistas que realimentarán mi sistema de organización.

Visual Information: practica el Doodling

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Desde hace algún tiempo, siempre hay algún tweet en el que se pregunta, cómo tomamos notas, cómo las recopilamos, cómo lo pasamos a formato digital. Os voy a contar un método que me parece sencillo, divertido, y que fácilmente podemos recopilar y digitalizar.

¿Conocéis el Doodling? una breve descripción es, plasmar información a través de dibujos, es una técnica más de Visual Information . Con Doodling puedes representar cualquier cosa combinando gráficos y texto, desde el acta de una reunión, el flujo de vida de un proyecto, un brainstorming

En mi caso, siempre tomo notas en papel y al descubrir esto, empecé a practicarlo, siempre he pintado diagramas para entender las cosas y ahora, cada vez intento pintar más y escribir sólo lo necesario. He empezado practicando esta técnica en casi todas las reuniones de mi trabajo, sobre todo en aquellas en las que se analizan casuísticas de una funcionalidad, para la toma de decisiones.

Ahora viene lo bueno, una vez tienes el diagrama, dibujo, mapa de ideas, lo que hayas querido representar, sólo falta digitalizarlo, así que hazle una foto e inyéctalo en tu sistema GTD, súbelo al repositorio de documentación de tu empresa, adjúntalo a un email y envíalo como feedback del análisis realizado.

Os aseguro que de esta forma, tanto cuando lo prácticas sólo para tus tareas, como en un equipo de personas en las que todos participan para elaborar un trabajo, el proceso es muy ameno, hay más participación humana y lo más importante, es más sencillo y fácil de asimilar su contenido que si tuviéramos que leer una documentación.

Os dejo un interesante libro en el que podemos ver cómo representar la información de forma visual y os puede ayudar a prácticar esta técninca:

Visual Meetings

Visual Control, el poder de una imagen.

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Visual Control es una metodología basada, como podéis imaginar por su propio nombre, en el control de lo visualizamos. Esta idea se funda teniendo en cuenta que nuestro cerebro tiene dos formas de representar la información: la verbal y la visual. Generalmente, nuestro cerebro tiene mucha más información verbal que visual, casi siempre procesamos textos, mensaje, emails, actas de reuniones, sms, libros; la información visual es algo de lo que carecemos. Esto es muy curioso si tenemos en cuenta que la información visual se asimila por nuestro cerebro con mucha más facilidad que la información verbal.

El Visual Control se divide en tres categorías:

  • Visual Thinking

En este área entra un concepto con el que estamos muy familiarizados y del que hemos oído hablar muchísimas veces, y son los mapas mentales. El objetivo es plasmar de forma visual pensamiento e ideas, que se enlazan entre ellas para cobrar sentido, que al fin y al cabo, ayudan a ordenar nuestra mente.

Mapa mental sobre cuidados de un Bambú

  • Visual Information

En este caso, podemos poner como ejemplo diagramas de flujo, diagramas de secuencia, los mapas Entidad-Relación para representar el modelo de una base de datos, la sucesión de pequeñas tareas que permiten alcanzar un objetivo. El mejor ejemplo que representa este caso sería diagrama del flujo de trabajo de GTD.

GTD Flujo de Trabajo

  • Visual Management

La gestión visual es una de mis favoritas, con ella podemos plasmar de forma visual la información de un proyecto, el estado de sus tareas, un ejemplo de ello son las Scrum Boards.

 

Scrum Task Board

 

Teniendo esto en cuenta, no creéis que deberíamos explotar mucho más la información visual, personalmente soy capaz de acordarme mucho mejor de una imagen, que de las palabras exactas que alguien ha dicho.

Una imagen vale más que mil palabras.

GTD at HOME: mi HOME Calendar

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Al igual que en el trabajo tenemos nuestras reuniones, citas, o en lo personal recordar un día de médico, visita familiar u otros eventos que se marcan en una fecha concreta, dentro de un hogar también hay muchas cosas que anotar para recordar.

Evento en Home Calendar

Siempre he trabajado con Gmail, Google Calendar y Google Tasks, y para no mezclar los recordatorios personales de los propios de la casa, he creado un calendario diferente llamado HOME. En este calendario estoy marcando eventos del tipo: revisión del gas, pintor hab. matrimonio, cambio de tarifa en Telefónica (muy importante que es cuando pasan de cobrarte 20€ a 56€ XD), dar vuelta al colchón, etc. Incluso ahora que estoy amueblando poco a poco parte de la casa, puedo anotar a inicio de cada mes qué compras asumo para este periodo, por ejemplo: comprar aspiradora y estanterías baño. De esta manera puedo planificar gastos de la casa al mes, incluso saber cuándo termino de comprar todo lo que necesito.

Otra forma de poder hacer esto, sin tener que crear un calendario específico, podría ser a través de un prefijo en el calendario con el que trabajemos de forma habitual, por ejemplo: CASA: revisión GAS.

¿Cómo gestionáis los recordatorios del hogar?

GTD at HOME: la agenda perfecta.

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Teniendo en cuenta que a veces cuando vamos a la compra, parece que se va a acabar el mundo y nada puede faltar en casa, te das cuenta de que tienes suministros para meses. En mi caso, prefiero hacer grandes compras cada cierto tiempo y luego, semanalmente, reponer fruta y verdura.

El caso es que, dado que no tengo tiempo para cocinar como me gustaría, quiero saber qué voy a comer durante la semana. Esta planificación la hago siempre el fin de semana, generalmente los sábados por la mañana cuando me siento a desayunar, aunque sí es cierto que a veces lo hago un jueves tras cenar, por si el fin de semana no voy a estar en casa y debo dejarlo todo preparado para la siguiente semana.

Lo que hago es revisar lo que tengo en despensa y congelador, y empiezo a decidir la comida y cena de cada día. Para la comida procuro sacar algo de lo congelado así evito cocinar por las noches, para la cena, siempre ligero, así evito sacar la sartén. Esto lo plasmaba hasta ahora, en un simple cuaderno, dónde escribía cada día de la semana, la comida/cena y luego, dejaba a parte una sección TO BUY, donde recopilo lo que necesito comprar, y otra TO COOK, lo que necesito cocinar para congelar. Ahora he decidido cambiar de formato y usar una de las Weekly Planner de Moleskine, es perfecta en su formato para lo que la necesito:

Moleskine Weekly Planner

En la parte de la izquierda tengo cada día de la semana y en la parte de la derecha, puedo tener mis dos apartados TO BUY, TO COOK. ¡Es genial!.

También debo decir, que gracias a esta organización hay fines de semana que no tengo nada que poner en TO BUY o nada que poner en TO COOK ;).

GTD at HOME: planifica tus comidas

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Lentejas

Como en cualquier otro proyecto, toda tarea ha de ser revisada para ver su estado, alcance y sobre todo, si podemos mejorar algo respecto la toma de decisiones.

En mi anterior artículo, comentaba con mucha emoción mi plan de acción para poder comer de casa sin tener que cocinar a diario. El caso es que funciona, enormemente, el dedicar determinados días del mes a cocinar y como bien dije, congelar las raciones individuales. Pero, ¿cuáles son las siguientes acciones? ¿cómo sabemos qué reponer o no? ¿cómo tener un control de lo que hay disponible? ¿cada cuánto tiempo hay que reponer el frigorífico?.

Dado que la domótica no ha llegado a mi hogar, he creado una tabla de estados para las comidas preparadas, un ejemplo sería el siguiente:

FOOD FROZEN EATEN TO COOK
Canelones 5 3 2
Lentejas 10 2 8


Esta tabla la tengo pegada a mi nevera, de esta forma, cuando saco algo o incluyo un nuevo plato, actualizo mi lista.

Teniendo en cuenta las raciones que hay, y las que se han comido, ¡es posible estimar el día que toca reponer!.

Imagen de http://www.nutricion.pro.

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