GTD en el Trabajo

Esta tarea es un día a día que depende mucho del tipo de labor que desempeñemos. En mi trabajo el 80% de la jornada es impredecible, y esto influye mucho a la hora de planificar mis tareas.

La forma en la que organizo mi TODO se basa en los siguientes puntos fuertes.

  • Prioridad

Siendo conscientes de los posibles acontecimientos imprevisibles del día, este punto es fundamental. Creo que es el término más usado en toda planificación de cualquier ámbito. Exista o no la posibilidad de tener más o menos tiempo, más o menos disponibilidad, siempre hemos de empezar por lo más urgente, importante, relevante, o llamémosle tarea clave del día. Necesitamos garantizar que los objetivos más indispensables de la jornada van a cubrirse.

  • Optimización del tiempo

No todas las tareas de la lista requieren el mismo tiempo, atención, incluso a veces puede que se requiera trabajo en equipo. Quizá no puedas hacer esta tarea a primerísima hora, pero sí puedes asegurarte de definir una franja de tu tiempo en la que tu disponibilidad es nula. En mi caso, cuando la tarea es individual lo hago, o bien a primera hora que la oficina se está llenando, hay momentos de café, etc. o bien en el rango de horarios de comer, donde también el ritmo de trabajo cambia. Si la tarea es en equipo, generalmente junto a los afectados justo después de mi reunión diaria de Scrum, que también es a primera hora de la mañana.  Siempre dedico estos márgenes de tiempo a las tareas más prioritarias.

  • Autocontrol

Cuando conseguimos marcar como completada una tarea, tenemos una enorme satisfacción en modo 🙂 al menos llevo una ¡y de las gordas! pero muchas veces puede ser tu único checkbox marcado del día. De repente el ritmo de trabajo sube y es uno de los días en los que las cosas son urgentes porque fallan de verdad, la atención es máxima y la mayor parte del tiempo la dedicas a solucionar el incidente. Cuando acaba el día y miras tu TODO parece que tienes más tareas de las que había escritas en tu libreta al inicio del día. Al principio, es algo frustrante, porque no agrada que se acumule el trabajo, pero lo que no debemos hacer, jamás, es agobiarnos, pensar que no hay tiempo, que era super urgente lo que no has hecho, ¡que se te acababa el tiempo! Calma, un día malo lo tiene cualquiera, y si había una situación que mantener bajo control tu jefe te habrá visto en acción. Simplemente siéntate, reprioriza y descansa.

  • Flexibilidad

Este principio está muy ligado, bajo mi opinión, al punto inmediatamente superior. Hemos de partir de la base de que no siempre hay tiempo para todo, y que lo verdaderamente gratificante es alcanzar el objetivo, cueste lo que cueste. Hemos de tener una planificación de tareas que asuma que debe existir una porción del tiempo en la que vamos a estar ocupados en otras reuniones, seminarios, ayuda a un compañero en apuros, solucionando un problema imprevisto, planificando tareas, haciendo informes, o cualquier otro evento de la vida laboral. Para ser flexibles tenemos que limitar en una medida razonable las tareas que nos planificamos, no exigirnos algo irreal, un caso ideal, sino un bloque significante capaz de reorganizarse si hay inconvenientes.

Después de muchas experiencias, estas son mis claves para conseguir cumplir mis objetivos, o como se dijo en Twitter esta mañana, cómo cumplir mi GTD diario y no morir en el intento.

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