Caos de herramientasEn numerosos blogs, tweets, se han hablado sobre multitud de herramientas para la planificación de las tareas, algunas más orientadas a la gestión personal y otras a la gestión de proyectos laborales.

En mi caso he probado muchas de ellas, pero al final, intentar mantenerlas al día no es fácil. ¿Hasta qué punto podemos mantener correctamente  la organización en las herramientas?.

No siempre podemos, es mas, a veces algunas herramientas pueden convertirse en un caos. Esto ocurre no por que la herramienta sea ‘mala’, sino porque nos hemos equivocado en nuestra elección.

No hemos de usar la herramienta que más funcionalidades tenga, sino la que tenga las funcionalidades que necesitamos.

Para elegir una herramienta de planificación, primero tenemos que tener claro qué y cómo vamos a hacer nuestra planificación. Os cuento cómo hice este ejercicio por si os hace reflexionar para el vuestro.

En mi vida personal quiero tener un sitio donde pueda recopilar las cosas que quiero hacer, libros que leer, lugares que visitar, y sobre todo, que esta lista sea completamente accesible, para que cuando tenga una nueva idea pueda anotarla en ese mismo instante. Para ello tengo instalada la aplicación GoTasks en mi iPhone. GoTasks es una aplicación móvil con una interfaz idéntica a las Task de Gmail, con quien se sincroniza; es sencilla y  fácil de usar. Para actividades con fecha y hora, uso Google Calendar, donde defino eventos para acordarme de las citas del médico, planes con amigos, cumpleaños, etc.

En mi vida laboral, las herramientas que utilizo son Outlook, un simple cuaderno de notas y una Moleskine. Outlook es mi gestor de email, donde se planifican las reuniones de empresa, organizo mis tareas laborales, y donde finalmente gestiono mi tiempo. El simple cuaderno, es donde anoto mis tareas del día a día, donde están las tareas claves de mi GTD, las que van surgiendo durante la jornada y debo hacer o replanificar. Por último en mi Moleskine anoto conocimientos nuevos de negocio, herramientas, documentación.

Es cierto que no son las herramientas de última moda, de nueva generación, pero son simplemente las que a mi me funcionan, me permiten organizarme, optimizar mi tiempo, alcanzar mis objetivos.

Aun así, os recomiendo que probéis:

¿Alguna vez has probado una herramienta que ha acabado desorganizando todo? ¿Qué solución aplicaste?

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