Tu propia agenda productiva

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Productividad personal, personal, personal, no olvidemos esta última palabra. Cada uno tenemos un conjunto de acciones que debemos realizar, tareas en diferentes contextos, con diferentes ámbitos de responsabilidad, diferentes flujos de entrada de la información. GTD nos permite conocer las técnicas de organización que mejoran nuestra productividad, que facilitan que seamos capaces de llevar a cabo lo que queremos hacer, sin estrés y logrando resultados, pero siempre en función de nuestras necesidades.

En mi día a día, aunque uso algunas herramientas tecnológicas para la gestión de tareas, mi plan de trabajo personal y laboral está plasmado en un papel, un sencillo cuaderno de hojas blancas en los que hago mi planificación diaria y revisión semanal. Hace relativamente poco tiempo, en un evento de metodologías ágiles, un compañero me regaló un interesante cuaderno para la gestión personal, y desde entonces no he podido vivir sin él.

The Emergent Task Planner es una plantilla perfecta para organizar tus prioridades diarias y recopilar tareas que posteriormente, deberás analizar y planificar.

Lo que he conseguido con esta plantilla es hacer mi propia agenda, de una forma muy sencilla.

  1. He impreso las plantillas para tener una agenda de 1 cuatrimestre.
  2. He dejado hojas en blanco en diferentes puntos de la agenda:
    • Objetivos del mes.
    • Objetivos de semana.
    • 5 páginas de la plantilla de plan diario de tareas.
    • Revisión semanal
    • Revisión mensual

Con esta organización, consiguo varios de mis objetivos personales a la hora de organizarme:

  • No perder el foco, tener claro mis objetivos a corto/medio/largo plazo.
  • Desgranar las tareas en tiempo, tareas que me llevan al objetivo deseado.
  • Tener claras mis prioridades en el día y dejar tiempo para otras tareas obligatorias del día a día, esas que forman parte de nuestro trabajo como reuniones, seminarios, gestionar email…
  • Tener espacio para recopilar tareas imprevistas que realimentarán mi sistema de organización.
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Visual Information: practica el Doodling

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Desde hace algún tiempo, siempre hay algún tweet en el que se pregunta, cómo tomamos notas, cómo las recopilamos, cómo lo pasamos a formato digital. Os voy a contar un método que me parece sencillo, divertido, y que fácilmente podemos recopilar y digitalizar.

¿Conocéis el Doodling? una breve descripción es, plasmar información a través de dibujos, es una técnica más de Visual Information . Con Doodling puedes representar cualquier cosa combinando gráficos y texto, desde el acta de una reunión, el flujo de vida de un proyecto, un brainstorming

En mi caso, siempre tomo notas en papel y al descubrir esto, empecé a practicarlo, siempre he pintado diagramas para entender las cosas y ahora, cada vez intento pintar más y escribir sólo lo necesario. He empezado practicando esta técnica en casi todas las reuniones de mi trabajo, sobre todo en aquellas en las que se analizan casuísticas de una funcionalidad, para la toma de decisiones.

Ahora viene lo bueno, una vez tienes el diagrama, dibujo, mapa de ideas, lo que hayas querido representar, sólo falta digitalizarlo, así que hazle una foto e inyéctalo en tu sistema GTD, súbelo al repositorio de documentación de tu empresa, adjúntalo a un email y envíalo como feedback del análisis realizado.

Os aseguro que de esta forma, tanto cuando lo prácticas sólo para tus tareas, como en un equipo de personas en las que todos participan para elaborar un trabajo, el proceso es muy ameno, hay más participación humana y lo más importante, es más sencillo y fácil de asimilar su contenido que si tuviéramos que leer una documentación.

Os dejo un interesante libro en el que podemos ver cómo representar la información de forma visual y os puede ayudar a prácticar esta técninca:

Visual Meetings

GoTasks: una forma simple de recopilar y planificar.

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GoTasks

GoTasks es la aplicación donde recopilo información para mi vida personal. Esta herramienta se sincroniza con mis Gmail Task, su interfaz es sencilla, fácil de manejar y si lo deseo, puedo especificar fecha/hora para que se añada a mi calendario de Gmail, luego puedo recopilar y planificar.

Voy a poneros unos ejemplos para que nos entendamos mejor. En la aplicación GoTasks tengo las siguientes listas:

  • Personal

Esta lista tiene esas actividades que no sé cuando voy a hacer, pero sé que algún día haré, ¿a qué me refiero? a esas tareas caseras para las que nunca hay tiempo. Ejemplos: organizar estantería de libros de la habitación, poner en cajas apuntes de la universidad, hacer álbum de fotos de las últimas vacavciones…

  • TODO

Actividades a realizar en mi tiempo libre 🙂 por ejemplo, volver a pintar al óleo, hacer un curso de cata de vinos, restaurantes donde ir a comer/cenar, excursiones o lugares que visitar.

  • TOBLOG

Aquí recopilo ideas para escribir en el Blog, títulos de post, enlaces de otros blogs que me inspiran en nuevas ideas. Los tengo ordenados según cómo quiero ir publicándolos.

  • TOREAD

Libros que quiero leer, ordenados por importancia en cuanto a si son libros relacionados con el trabajo o libros de ocio.

  • TOWORK

En este listado añado herramientas y tecnologías sobre las que quiero aumentar mi formación. Las tengo ordenadas en función de la relación que tienen con los proyectos en los que estoy actualmente trabajando.

  • TOWATCH

Películas, obras de teatro y  musicales que gustaría ver.

  • TOBUY

Finalmente una lista donde anoto compras que quiero realizar, objetos materiales, accesorios para el ordenador, ropa, etc.

Con estas categorías soy capaz de guardar mis ideas y planes para que no se me olviden, ¿cómo lo haces tú?.

¿Sabemos elegir nuestras herramientas GTD?

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Caos de herramientasEn numerosos blogs, tweets, se han hablado sobre multitud de herramientas para la planificación de las tareas, algunas más orientadas a la gestión personal y otras a la gestión de proyectos laborales.

En mi caso he probado muchas de ellas, pero al final, intentar mantenerlas al día no es fácil. ¿Hasta qué punto podemos mantener correctamente  la organización en las herramientas?.

No siempre podemos, es mas, a veces algunas herramientas pueden convertirse en un caos. Esto ocurre no por que la herramienta sea ‘mala’, sino porque nos hemos equivocado en nuestra elección.

No hemos de usar la herramienta que más funcionalidades tenga, sino la que tenga las funcionalidades que necesitamos.

Para elegir una herramienta de planificación, primero tenemos que tener claro qué y cómo vamos a hacer nuestra planificación. Os cuento cómo hice este ejercicio por si os hace reflexionar para el vuestro.

En mi vida personal quiero tener un sitio donde pueda recopilar las cosas que quiero hacer, libros que leer, lugares que visitar, y sobre todo, que esta lista sea completamente accesible, para que cuando tenga una nueva idea pueda anotarla en ese mismo instante. Para ello tengo instalada la aplicación GoTasks en mi iPhone. GoTasks es una aplicación móvil con una interfaz idéntica a las Task de Gmail, con quien se sincroniza; es sencilla y  fácil de usar. Para actividades con fecha y hora, uso Google Calendar, donde defino eventos para acordarme de las citas del médico, planes con amigos, cumpleaños, etc.

En mi vida laboral, las herramientas que utilizo son Outlook, un simple cuaderno de notas y una Moleskine. Outlook es mi gestor de email, donde se planifican las reuniones de empresa, organizo mis tareas laborales, y donde finalmente gestiono mi tiempo. El simple cuaderno, es donde anoto mis tareas del día a día, donde están las tareas claves de mi GTD, las que van surgiendo durante la jornada y debo hacer o replanificar. Por último en mi Moleskine anoto conocimientos nuevos de negocio, herramientas, documentación.

Es cierto que no son las herramientas de última moda, de nueva generación, pero son simplemente las que a mi me funcionan, me permiten organizarme, optimizar mi tiempo, alcanzar mis objetivos.

Aun así, os recomiendo que probéis:

¿Alguna vez has probado una herramienta que ha acabado desorganizando todo? ¿Qué solución aplicaste?

Roadmap: tareas claves de mi GTD.

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¿Desde donde parten nuestras tareas? ¿Cuál es el verdadero origen? En mi caso el origen de mis tareas claves se origina en mi Roadmap. Desde el inicio del año, elaboro un Roadmap con los objetivos que deseo alcanzar en mis próximos 365 días de trabajo. Este Roadmap se divide en objetivos trimestrales: Q1, Q2, Q3, Q4. Cada trimestre tiene por tanto unas tareas clave que deben ser divididas y priorizadas, como siempre 🙂

Evidentemente las tareas clave que se proponen en un Roadmap son objetivos complejos, es decir, pueden requerir de más de una tarea para ser alcanzados. Una vez diseccionadas nuestras tareas clave para un trimestre, podemos separarlas en meses y así en semanas. Es posible que en un mes haya dos objetivos primordiales, por tanto, hemos de gestionar nuestro tiempo para:

  1. Conseguir mis objetivos de Roadmap
  2. Compatibilizar el punto anterior con las tareas diarias.

Mi GTD diario tiene como tareas clave:

  • Actividades que forman parte de objetivos de mi Roadmap del mes.
  • Actividades del día a día

Al igual que las tareas del día a día procuro terminarlas en plazos cortos, he de saber que las tareas del Roadmap pueden finalizarse en un plazo más amplio de tiempo, pero evitando salirme de él.

Es difícil tener unos objetivos marcados a largo plazo, más que nada, por que nunca sabemos cuantos baches podemos encontrarnos en el camino que nos impidan llevar un ritmo adecuado de trabajo. Lo importante es saber dónde queremos llegar, definir unas pautas para alcanzar la meta, ya que es más gratificante conseguir pequeños logros que nos hacen llegar al final del camino paulatinamente.

Un grano no hace granero, pero ayuda al compañero.

Lo que tengo claro cuando elaboro esta hoja de ruta es que, jamás, jamás, dejo de lado las tareas a medio/largo plazo. Siempre intento sacar adelante algo de ellas, por muy poco que sea, por ejemplo: leer documentación, hacer esquemas, diseñar bocetos, tirar algo de código, etc. Cuando llegan las prisas, si no hay trabajo realizado, podemos repriorizar tareas equivocadamente por una mala gestión nuestra, y dejamos de compatibilizar las tareas clave con las diarias, esto no es aceptable, esto es un error, y por mi experiencia pasa factura. Quizá suene un poco zen pero somos nosotros quienes controlamos el equilibro, y por ello merece la pena dedicar tiempo a la reflexión y organización de nuestra labor.

Claves de GTD en tu trabajo

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GTD en el Trabajo

Esta tarea es un día a día que depende mucho del tipo de labor que desempeñemos. En mi trabajo el 80% de la jornada es impredecible, y esto influye mucho a la hora de planificar mis tareas.

La forma en la que organizo mi TODO se basa en los siguientes puntos fuertes.

  • Prioridad

Siendo conscientes de los posibles acontecimientos imprevisibles del día, este punto es fundamental. Creo que es el término más usado en toda planificación de cualquier ámbito. Exista o no la posibilidad de tener más o menos tiempo, más o menos disponibilidad, siempre hemos de empezar por lo más urgente, importante, relevante, o llamémosle tarea clave del día. Necesitamos garantizar que los objetivos más indispensables de la jornada van a cubrirse.

  • Optimización del tiempo

No todas las tareas de la lista requieren el mismo tiempo, atención, incluso a veces puede que se requiera trabajo en equipo. Quizá no puedas hacer esta tarea a primerísima hora, pero sí puedes asegurarte de definir una franja de tu tiempo en la que tu disponibilidad es nula. En mi caso, cuando la tarea es individual lo hago, o bien a primera hora que la oficina se está llenando, hay momentos de café, etc. o bien en el rango de horarios de comer, donde también el ritmo de trabajo cambia. Si la tarea es en equipo, generalmente junto a los afectados justo después de mi reunión diaria de Scrum, que también es a primera hora de la mañana.  Siempre dedico estos márgenes de tiempo a las tareas más prioritarias.

  • Autocontrol

Cuando conseguimos marcar como completada una tarea, tenemos una enorme satisfacción en modo 🙂 al menos llevo una ¡y de las gordas! pero muchas veces puede ser tu único checkbox marcado del día. De repente el ritmo de trabajo sube y es uno de los días en los que las cosas son urgentes porque fallan de verdad, la atención es máxima y la mayor parte del tiempo la dedicas a solucionar el incidente. Cuando acaba el día y miras tu TODO parece que tienes más tareas de las que había escritas en tu libreta al inicio del día. Al principio, es algo frustrante, porque no agrada que se acumule el trabajo, pero lo que no debemos hacer, jamás, es agobiarnos, pensar que no hay tiempo, que era super urgente lo que no has hecho, ¡que se te acababa el tiempo! Calma, un día malo lo tiene cualquiera, y si había una situación que mantener bajo control tu jefe te habrá visto en acción. Simplemente siéntate, reprioriza y descansa.

  • Flexibilidad

Este principio está muy ligado, bajo mi opinión, al punto inmediatamente superior. Hemos de partir de la base de que no siempre hay tiempo para todo, y que lo verdaderamente gratificante es alcanzar el objetivo, cueste lo que cueste. Hemos de tener una planificación de tareas que asuma que debe existir una porción del tiempo en la que vamos a estar ocupados en otras reuniones, seminarios, ayuda a un compañero en apuros, solucionando un problema imprevisto, planificando tareas, haciendo informes, o cualquier otro evento de la vida laboral. Para ser flexibles tenemos que limitar en una medida razonable las tareas que nos planificamos, no exigirnos algo irreal, un caso ideal, sino un bloque significante capaz de reorganizarse si hay inconvenientes.

Después de muchas experiencias, estas son mis claves para conseguir cumplir mis objetivos, o como se dijo en Twitter esta mañana, cómo cumplir mi GTD diario y no morir en el intento.

¿Cómo planificas tu GTD?

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GTD es un medio muy eficaz para organizar nuestras tareas, optimizar nuestro tiempo, y evitar dejar las cosas para otro día, día que a veces nunca llega. Pero GTD no hace magia, es decir, hacer una lista de tareas no implica que obtengamos los resultados que imaginamos,  por tanto nos tenemos que plantear ¿hacemos bien nuestro GTD?

Me pregunto cuántos de nosotros empezamos a leer sobre este concepto y un día nos hicimos una lista de tareas tan ideal que no pudimos cumplir y quizá, eso nos desmotivó, y nos quitó parte del ánimo de seguir adelante con la idea. Lo más importante no es la cantidad de cosas que deseamos hacer, listarlas en un block de notas, Moleskine, aplicación en nuestro teléfono de última generación, lo importante en realidad es ponernos unas metas que realmente podamos alcanzar. No necesitamos hacer todo lo pendiente en 1 semana, pero sí poder estimar en cuanto tiempo podríamos ponernos al día.

En mi caso aplico GTD en varios ámbitos de mi vida, en la parte laboral y personal.

Mi GTD laboral define esas tareas semanales que deseo cumplir para satisfacer los objetivos que me plantea mi empresa. De las tareas semanales procuro hacer un reparto diario para poder cumplir con todo, y sobre todo  pensar en cómo ser flexible cuando un día no cumplo todas estas tareas y necesito replanificarme. ¿Cuántos días no ha habido tantos imprevistos que no has hecho nada de lo que tenías pensado? ¿Cuántos días no has recibido emails urgentes sino llamadas desesperadas en plan “esto se ha caído”? Cómo controlar situaciones así lo veremos en otro post 🙂

Luego tengo mi GTD personal, este es más light porque una de las cosas que más deseo de mi tiempo libre es no tener una planificación. En realidad lo que tengo son listas de planes que desearía hacer, libros que leer, películas, restaurantes, cosas que quiero hacer en tiempo libre y que no necesito realizar en un día concreto.

Mi consejo, inicia tu GTD con paciencia, exigiéndote poco, amplia tus objetivos y tareas cuando notes y sientas, como tu tiempo se explota mejor. Planifica tu GTD con pequeños logros y verás antes sus resultados.