Desconectar. Una fase más de tu sistema GTD.

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Listas, acciones, tareas, obligaciones, responsabilidades, tareas para conseguir objetivos a corto plazo, medio, donde siempre obtengamos un beneficio para nosotros, que nos permitan alcanzar una meta y estar satisfechos con los resultados… ¿Cuántos de nosotros mismos tenemos listas sobre cosas para no hacer ‘nada’? ¿Somos todos conscientes de que el único elemento común de todo sistema GTD somos nosotros mismos? Si nosotros mismos no nos cuidamos no llevaremos a cabo un sistema correctamente. He conocido a personas, con tal capacidad productiva que han llegado a olvidarse de una parte del sistema, ellos mismos.

Hoy he leído este twitter de David Torné:

Me recomiendan: El arte de no hacer nada t.co/oQXLWBSB de @chreme y @maspeople #desconectar #productividad | Importante para recargar

No es sólo importante recargar, es vital, es necesario, es obligatorio. Hacer ‘nada’ es fundamental cada cierto periodo de tiempo.

Resulta, que en algún momento de mi vida, me definí tantas metas que dejé un poco de lado mi persona, simplemente, dejé un poco de lado tiempo para mí, para sentirme bien en otros aspectos que no fueran conseguir mis metas. Dejé de disfrutar momentos tan sencillos como, leer, escuchar mi música favorita, dar un paseo por el campo, o por la ciudad, salir a tomar café con amigas sin pensar en la hora de vuelta, darme un baño de espuma a la luz de las velas, todos estos momentos, eran momentos para descansar mi mente, liberarla de acciones, decisiones, opiniones, simplemente, estar desconectada.

El caso es que me plantee lo siguiente, ¿y si añado a mi sistema GTD una fase más? ¿y si tras la revisión semanal decido qué me toca hacer esa semana para desconectar? Lo que hice hace tiempo fue una lista de cosas que me permiten desconectar, cosas muy personales que sé que realmente me relajan y dejan nueva, que me recargan las baterías al 100%. Al igual que en nuestro sistema de productividad personal, me añadí en mi calendario personal, citas para llevar a cabo alguna de estas tareas y no olvidarme nunca de que, de vez en cuando, es necesario hacer ‘nada’ para que nuestra cabeza se libere realmente.

 

 

 

 

 

Tu propia agenda productiva

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Productividad personal, personal, personal, no olvidemos esta última palabra. Cada uno tenemos un conjunto de acciones que debemos realizar, tareas en diferentes contextos, con diferentes ámbitos de responsabilidad, diferentes flujos de entrada de la información. GTD nos permite conocer las técnicas de organización que mejoran nuestra productividad, que facilitan que seamos capaces de llevar a cabo lo que queremos hacer, sin estrés y logrando resultados, pero siempre en función de nuestras necesidades.

En mi día a día, aunque uso algunas herramientas tecnológicas para la gestión de tareas, mi plan de trabajo personal y laboral está plasmado en un papel, un sencillo cuaderno de hojas blancas en los que hago mi planificación diaria y revisión semanal. Hace relativamente poco tiempo, en un evento de metodologías ágiles, un compañero me regaló un interesante cuaderno para la gestión personal, y desde entonces no he podido vivir sin él.

The Emergent Task Planner es una plantilla perfecta para organizar tus prioridades diarias y recopilar tareas que posteriormente, deberás analizar y planificar.

Lo que he conseguido con esta plantilla es hacer mi propia agenda, de una forma muy sencilla.

  1. He impreso las plantillas para tener una agenda de 1 cuatrimestre.
  2. He dejado hojas en blanco en diferentes puntos de la agenda:
    • Objetivos del mes.
    • Objetivos de semana.
    • 5 páginas de la plantilla de plan diario de tareas.
    • Revisión semanal
    • Revisión mensual

Con esta organización, consiguo varios de mis objetivos personales a la hora de organizarme:

  • No perder el foco, tener claro mis objetivos a corto/medio/largo plazo.
  • Desgranar las tareas en tiempo, tareas que me llevan al objetivo deseado.
  • Tener claras mis prioridades en el día y dejar tiempo para otras tareas obligatorias del día a día, esas que forman parte de nuestro trabajo como reuniones, seminarios, gestionar email…
  • Tener espacio para recopilar tareas imprevistas que realimentarán mi sistema de organización.

Visual Information: practica el Doodling

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Desde hace algún tiempo, siempre hay algún tweet en el que se pregunta, cómo tomamos notas, cómo las recopilamos, cómo lo pasamos a formato digital. Os voy a contar un método que me parece sencillo, divertido, y que fácilmente podemos recopilar y digitalizar.

¿Conocéis el Doodling? una breve descripción es, plasmar información a través de dibujos, es una técnica más de Visual Information . Con Doodling puedes representar cualquier cosa combinando gráficos y texto, desde el acta de una reunión, el flujo de vida de un proyecto, un brainstorming

En mi caso, siempre tomo notas en papel y al descubrir esto, empecé a practicarlo, siempre he pintado diagramas para entender las cosas y ahora, cada vez intento pintar más y escribir sólo lo necesario. He empezado practicando esta técnica en casi todas las reuniones de mi trabajo, sobre todo en aquellas en las que se analizan casuísticas de una funcionalidad, para la toma de decisiones.

Ahora viene lo bueno, una vez tienes el diagrama, dibujo, mapa de ideas, lo que hayas querido representar, sólo falta digitalizarlo, así que hazle una foto e inyéctalo en tu sistema GTD, súbelo al repositorio de documentación de tu empresa, adjúntalo a un email y envíalo como feedback del análisis realizado.

Os aseguro que de esta forma, tanto cuando lo prácticas sólo para tus tareas, como en un equipo de personas en las que todos participan para elaborar un trabajo, el proceso es muy ameno, hay más participación humana y lo más importante, es más sencillo y fácil de asimilar su contenido que si tuviéramos que leer una documentación.

Os dejo un interesante libro en el que podemos ver cómo representar la información de forma visual y os puede ayudar a prácticar esta técninca:

Visual Meetings

GTD at HOME: mi HOME Calendar

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Al igual que en el trabajo tenemos nuestras reuniones, citas, o en lo personal recordar un día de médico, visita familiar u otros eventos que se marcan en una fecha concreta, dentro de un hogar también hay muchas cosas que anotar para recordar.

Evento en Home Calendar

Siempre he trabajado con Gmail, Google Calendar y Google Tasks, y para no mezclar los recordatorios personales de los propios de la casa, he creado un calendario diferente llamado HOME. En este calendario estoy marcando eventos del tipo: revisión del gas, pintor hab. matrimonio, cambio de tarifa en Telefónica (muy importante que es cuando pasan de cobrarte 20€ a 56€ XD), dar vuelta al colchón, etc. Incluso ahora que estoy amueblando poco a poco parte de la casa, puedo anotar a inicio de cada mes qué compras asumo para este periodo, por ejemplo: comprar aspiradora y estanterías baño. De esta manera puedo planificar gastos de la casa al mes, incluso saber cuándo termino de comprar todo lo que necesito.

Otra forma de poder hacer esto, sin tener que crear un calendario específico, podría ser a través de un prefijo en el calendario con el que trabajemos de forma habitual, por ejemplo: CASA: revisión GAS.

¿Cómo gestionáis los recordatorios del hogar?

GTD at HOME: la agenda perfecta.

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Teniendo en cuenta que a veces cuando vamos a la compra, parece que se va a acabar el mundo y nada puede faltar en casa, te das cuenta de que tienes suministros para meses. En mi caso, prefiero hacer grandes compras cada cierto tiempo y luego, semanalmente, reponer fruta y verdura.

El caso es que, dado que no tengo tiempo para cocinar como me gustaría, quiero saber qué voy a comer durante la semana. Esta planificación la hago siempre el fin de semana, generalmente los sábados por la mañana cuando me siento a desayunar, aunque sí es cierto que a veces lo hago un jueves tras cenar, por si el fin de semana no voy a estar en casa y debo dejarlo todo preparado para la siguiente semana.

Lo que hago es revisar lo que tengo en despensa y congelador, y empiezo a decidir la comida y cena de cada día. Para la comida procuro sacar algo de lo congelado así evito cocinar por las noches, para la cena, siempre ligero, así evito sacar la sartén. Esto lo plasmaba hasta ahora, en un simple cuaderno, dónde escribía cada día de la semana, la comida/cena y luego, dejaba a parte una sección TO BUY, donde recopilo lo que necesito comprar, y otra TO COOK, lo que necesito cocinar para congelar. Ahora he decidido cambiar de formato y usar una de las Weekly Planner de Moleskine, es perfecta en su formato para lo que la necesito:

Moleskine Weekly Planner

En la parte de la izquierda tengo cada día de la semana y en la parte de la derecha, puedo tener mis dos apartados TO BUY, TO COOK. ¡Es genial!.

También debo decir, que gracias a esta organización hay fines de semana que no tengo nada que poner en TO BUY o nada que poner en TO COOK ;).

GTD at HOME: planifica tus comidas

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Lentejas

Como en cualquier otro proyecto, toda tarea ha de ser revisada para ver su estado, alcance y sobre todo, si podemos mejorar algo respecto la toma de decisiones.

En mi anterior artículo, comentaba con mucha emoción mi plan de acción para poder comer de casa sin tener que cocinar a diario. El caso es que funciona, enormemente, el dedicar determinados días del mes a cocinar y como bien dije, congelar las raciones individuales. Pero, ¿cuáles son las siguientes acciones? ¿cómo sabemos qué reponer o no? ¿cómo tener un control de lo que hay disponible? ¿cada cuánto tiempo hay que reponer el frigorífico?.

Dado que la domótica no ha llegado a mi hogar, he creado una tabla de estados para las comidas preparadas, un ejemplo sería el siguiente:

FOOD FROZEN EATEN TO COOK
Canelones 5 3 2
Lentejas 10 2 8


Esta tabla la tengo pegada a mi nevera, de esta forma, cuando saco algo o incluyo un nuevo plato, actualizo mi lista.

Teniendo en cuenta las raciones que hay, y las que se han comido, ¡es posible estimar el día que toca reponer!.

Imagen de http://www.nutricion.pro.

GTD at HOME: productividad en tu dieta y cocina.

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Llevo tiempo sin escribir, estoy en época de vacaciones, cambios en mi vida personal y este post lo dedico a mi nuevo cambio de vida. Por fin ha llegado mi momento, me independizo.

Voy a centrar este post a cómo afrontar una de las tareas que me parece más constante, necesaria y que tiene un importante tiempo de dedicación: la planificación de comidas.

Me doy cuenta de todo el trabajo que tiene una casa, que la comida no aparece en el tupperware de forma automática y que cada elemento de la nevera tiene un tiempo de dedicación. Entonces empecé a pensar: “vale, tengo que organizarme de alguna forma, porque no me gusta comer de restaurantes, me gusta comer sano, no tengo tiempo para cocinar cada día lo que me puede llevar a comer fuera o comer lo primero que pille “. En fin, una buena alimentación es energía, y la energía la necesitamos cada día para ser productivos. Seguro que esto ya os lo habéis planteado muchos, incluso tenéis un sistema para organizaros de forma productiva y con éxito, pero es mi primera vez y quiero compartirla con vosotros, a ver si me dais ideas.

Primero pensé en mis objetivos y luego definí unos primeros pasos para conseguirlos.

1. Quiero comer sano y comida de mi casa

En este punto he recopilado todos los platos que conozco en mi dieta cotidiana.

2. Quiero evitar cocinar a diario

De los platos recopilados, hago la siguiente distinción:

  • Platos que puedo preparar el fin de semana y tiempo de duración en nevera.
  • Platos que puedo preparar el fin de semana y congelar. Esto es un backup de los que siempre tengo que tener congelado y me permite, hacer mucha comida y congelar por raciones.
  • Platos que deben prepararse de un día para otro.

Con esta distinción consigo, que los platos que se cocinan de un día para otro, los prepare principalmente el domingo, de modo que me valen para el lunes y/o martes. Que los platos congelados me valgan para cualquier fecha planificada. Poder combinar los platos en nevera con congelados, ejemplo: tengo congelado pollo al curry, y por otro lado, el domingo hago arroz a la cubana, cuezo algo más de arroz y para el miércoles puedo coger el arroz restante y sacar una ración de pollo al curry.

3. Quiero planificar mi dieta

El objetivo de este punto es saber qué voy a comer, cuándo y si tengo todo lo que necesito. De esta forma puedo, hacer un plan de comidas, conociendo qué hay en la nevera, qué tengo congelado y qué es necesario preparar, así como qué compra he de realizar en el mercado para hacer ésta, como mínimo una vez por semana.

He decidido hacer revisiones de forma mensual, iré recopilando qué me gusta, qué puedo mejorar y qué no funciona para ver otro método, así que seguiré escribiendo artículos de GTD at Home para mejorar el sistema.

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